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郵件備份是為了在意外誤刪除或者數據丟失情況下找回之前的文檔，或者在特別的需要情況下找到之前的老舊文檔。那么，如何有效的找到這封郵件，并且快速的提取就是個問題。僅靠郵件備份創建的簡單搜索標簽，并不足以支撐大量的郵件檢索，那么就需要擁有更加高級的郵件歸檔系統，其具備基于內容和所有權的搜索功能，當需要查找需要的郵件時，輸入限制條件，能夠在數秒內迅速查找到所需的郵件。

通過以上的描述我們可以發現，備份更多的是針對系統的安全，保證系統業務的穩定性，在意外服務器當機或者損壞情況下保證業務連續性；而歸檔更多的是針對數據方面的安全，在數據的完整性，和搜索提取以及應用方式方面更勝一籌。并且，因為使用郵件歸檔功能所備份的郵件可以有效地保障數據的完整性，因此也可以用于法律層面，在企業產生法律糾紛時可以作為重要的法庭證據。
現在你能分清什么是郵件歸檔和郵件備份了嗎？

郵件歸檔系統可全面遵從國內外各項相關政策和法規中關于郵件數據管理規范的要求，保障長期有效地對郵件數據進行安全保護、查詢調閱、使電子郵件在企業機構中的應用合理合法。美國公布的塞班斯法案，要求上市公司保留所有業務記錄，包括電子記錄和郵件在內，不少于5年。2018年，公安部718會議發布的《黨政機關、事業單位和國有企業互聯網電子郵件系統安全等級保護擴展要求》也對郵件歸檔做了詳細的要求。

郵件歸檔是對郵件數據流進行復制和記錄，郵件數據同步收集歸檔，郵件收發完畢，同時也歸檔完畢。杜絕了可能出現的信息丟失、原始數據被變更篡改、惡意刪除等風險，確保無郵件數據缺失等問題。而傳統備份是在郵件產生后對郵件進行備份或先備份后發至郵件服務器，這兩種技術都不是實時的，存在著存檔的時間差，不能保證郵件數據的完整性和真實性。

通過郵件備份功能備份的郵件，是存儲于一個指定郵箱的指定文件夾里，通過郵件歸檔功能備份的郵件，是存儲于服務商的歸檔服務器里。因此郵件備份功能里的郵件是在一個單獨的郵箱中存儲，可以進行二次編輯，或通過本地服務器將這些郵件備份到本地。而郵件歸檔功能里的郵件存儲在服務商的歸檔服務器里，不能進行二次編輯，只能查看或恢復，可以有效地保障數據的完整性。

備份是指數據副本，萬一原始數據丟失或者損壞且無法修復，副本就可用于恢復原始數據。備份用于保護正在使用的數據。
數據備份時間表一般包括：每天的增量備份保留七天，每周的完全備份保留一個月，每月的完全備份保留一年，最后，一年的完全備份保留七年。一年的完全備份也稱為七年歸檔。這份時間表存在一個問題：很難從整個備份中挑選出需要長期保留的特定文件，因此用戶在使用這種方法時，最終不得不將整個備份都打包為大型的“歸檔”。此外，在兩次備份間隔時間中，如果有些郵件被刪除，這些郵件將永久丟失，并不能在備份中尋找到，導致了數據的丟失。
其實簡單來說，郵件備份和郵件歸檔可以把傳統備份比作照相機，那郵件歸檔就相當于錄像機。照相機的復制是不連續的，存在著時間差。而錄像機對數據的復制則是連續的，即時的，可以有效保障數據的完整和實時性。

在了解了其基本概念之后，相信大家對于郵件歸檔和郵件備份都有了一些大體的了解，那么郵件歸檔和備份還有其他不同的地方嗎？

郵件歸檔是指對郵件數據進行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實時搜索和訪問，主要是針對海量數據的應用，是對數據進行有效地遷移和管理，當數據停止改變或不被頻繁使用時，通過郵件歸檔系統把他們轉移到低成本的存儲硬件上，使之存于日常的備份窗口外。當需要時，可以即時獲取所需數據并快速搜索。為企業電子郵件的法規遵從和規則的執行，實現了高度集成化，中心化，并可實現實時監測等功能。